החל מבחירת האולם המתאים ועד לבחירת המרצים-כך תפיקו כנס מוצלח
לא מעט אנשים שמארגנים כנסים, מוצאים את עצמם משקיעים לא מעט אנרגיה וכן משאבים בחיפוש אחר נותני חסות לכנס וזאת בכדי לגרום למשתתפים פוטנציאלים להירשם. חשוב מאוד לדעת כי הדבר הנכון לעשות הוא דווקא להתחיל בפיתוח קונספט לכנס, לענות על שאלות חשובות כגון: למה הכנס הזה חשוב למשתתפים בו, מה התוכן שיועבר בו ועוד וכן להגדיר מטרות אסטרטגיות לכנס ולא רק מטרות מיידיות. במאמר הבא תקבלו את כל המידע אודות ארגון כנס בצורה הטובה ביותר.
כייצד מארגנים כנס? שלב ראשון
בשלב הראשון, עליכם לענות לעצמכם על כמה שאלות טרם אתם מתחילים בהפקת הכנס. ראשית כל, עליכם לשאול את עצמכם את מי אתם צריכים או מעוניינים להזמין להשתתף בכנס, הן כדוברים ומעבירי תוכן והן כמשתתפים. שנית, עליכם לשאול את עצמכם מתי בדיוק אתם מעוניינים לערוך את הכנס, מעבר לכך, עליכם לשאול את עצמכם מהו סגנון המקום שבו אתם רוצים לערוך את הכנס ובהתאם לכך איזה מסר אתם מעוניינים להעביר ואיזו חווית משתמש אתם רוצים שתהיה למשתתפיו, לדוגמא: אם אתם מעוניינים שהם יחוו חוויה מקורית, עשירה ויוקרתית, עליכם לבחור במקום שיענה על הציפיות. אם אתם מחפשים חוויה בנאלית למדי ורצינית, מרכז כנסים סטנדרטי או מתחם משרדי יכולים להספיק לכם. כמובן שעליכם לשאול את עצמכם האם הכנס עתיד להיערך על פני כמה ימים או רק יום אחד וכן מהו התקציב העומד על הפרק עבור ארגונו. כיום ניתן למצוא לא מעט אולמות כנסים במרכז ועל כן, אם החלטתם לערוך את הכנס שלכם במרכז, כדאי לבחור אולם כנסים במרכז אשר עונה על כל הציפיות שלכם, על כל הצרכים העומדים על הפרק ועוד.
גיוס של דוברים ומעבירי תוכן
בין אם אתם מעוניינים להביא דוברים ומעבירי תוכן מחוץ לארגון שלכם ובין אם אתם מעוניינים להביא אותם מתוך הארגון שלכם, הרי שחשוב מאוד לגייס אותם פרק זמן כלשהו מראש, אשר יאפשר להם להתכונן בצורה הטובה ביותר להעברת התוכן בצורה מהנה ומרתקת. לא פעם תדרשו לגרום למרצים להבין כי ההשתתפות בכנס שלכם כמרצים תסייע גם להם בהגברת החשיפה שלהם ועוד. כמובן שאם אין לכם רעיונות למרצים, אתם יכולים להשתמש בפורטלים ייעודיים באינטרנט או פשוט להתייעץ עם קולגות.
קבלת הצעות מחיר מספקים
לאחר שתסגרו מרצים לכנס ולאחר שתמצאו מקום מושלם שיענה על הציפיה שלכם בכל היבט אפשרי, אתם בוודאי יודעים שעליכם לעבור מול ספקים חיצוניים. כדאי קודם כל לקבל מכל ספק נבחר הצעת מחיר בכדי להבין האם זה מתאים לכם. לא פעם תוכלו למצוא מתחמי כנסים אשר מציעים מגוון שירותים שונים מלבד המקום עצמו לרבות, שירותי קולינריה המתאימים לכם, שירותי צילום, שירותי עיצוב מקום, שירות על ידי אנשי צוות במהלך הכנס ועוד. לכן, חשוב שתחליטו מראש האם אתם בוחרים במקום שכזה או שמא אתם בוחרים במקום כלשהו שלא מציע את השירותים הללו ומתנהלים בעצמכם מול ספקים חיצוניים.
הזמנת המשתתפים
בשלב הבא עליכם להזמין את המשתתפים. יש לחשוף את קיום הכנס לציבורים הרלוונטיים וכן לנהל תהליך רישום בכדי לדעת כמה אנשים עתידים להשתתף בו ולהיערך בהתאם. הפרסום יכול להיות בערוצים הרלוונטיים לתחום הפעילות שלכם לרבות: המדיה החברתית, אתר האינטרנט של הארגון או כל מדיום מתאים אחר של תקשורת המונים וכן הלאה. את הרישום כדאי מאוד לנהל באמצעים טכנולוגיים אינטרנטיים ולא באופן ידני בכדי ליצור סדר.
